Remote Work war für viele Firmen bislang ein Fremdwort. Doch in der Coronakrise gewinnen Formen von New Work wie das Homeoffice zunehmend an Bedeutung. Als agiles Unternehmen nutzen wir von der Changeberatung viadoo bereits seit vielen Jahren Tools, um mit unseren Partnern und Mandanten jederzeit mobil arbeiten zu können. Diese Expertise ist in der aktuellen Situation besonders gefragt. So konzipieren und moderieren wir Kreativworkshops mittels Online-Whiteboards, coachen Beschäftigte mittels Video-Calls, trainieren die Medienkompetenz von Top-Managern mittels Video-Schaltungen oder entwickeln kreative Konzepte für anstehende Veränderungsvorhaben. Gerne geben wir einen kleinen Einblick in die Software, die wir in Remote-Work-Prozessen einsetzen.
Remote Workshops mit Miro & Co.
viadoo-Gründer Dominik Faust moderiert einen digitalen Workshop. Foto: © viadoo GmbH
Als innovatives Unternehmen bieten wir von der Changeberatung viadoo bereits seit einigen Jahren digitale Workshops an. Bei entsprechendem Bedarf kommen wir dann ohne analoge Pinnwänd, Flipcharts, Moderationskarten und Moderationsstifte aus. Statt dessen nutzen die Teilnehmenden ihre Tablets oder Smartphones. Damit ersetzen wir die Moderationskarten, denn die Teilnehmenden senden ihren Input online an ein digitales Whiteboard. Das ersetzt dann auch Pinnwand und Flipchart. Leider hat der Anbieter den Support unseres bisherigen Tools SixSteps im vergangenen Jahr eingestellt. Derzeit testen wir die Online-Whiteboards Miro und Mural. Bei beiden Tools hat uns bereits die jeweils große Zahl an Workshop-Templates überzeugt. Außerdem gefällt uns die Möglichkeiten der Visualisierung in Echtzeit. Übrigens nutzen wir auch für die Konzeption und Planung unserer Remote-Workshops spezielle Online-Software.
Remote Feedback mit Mentimeter & Co.
Veränderungsvorhaben im Allgemeinen und Workshops im Besonderen leben bekanntlich von der Partizipation der Beteiligten bzw. von ihrem regelmäßigen Feedback. Auch dafür nutzen wir spezielle Online-Tools. Dazu zählt zum Beispiel die webbasierte Software Mentimeter aus Schweden. Damit generieren wir Umfragen, deren Ergebnisse sich auf verschiedene Arten visualisieren lassen. Die Teilnehmenden gehen mit ihren mobilen Geräten auf die Website des Anbieters. Dort loggen sie sich mit dem Code ein, der für die Umfrage vergeben wurde. Anschließend können sie offene und geschlossene Fragen beantworten. Die Antworten wiederum fließen in Echtzeit in das Gesamtergebnis ein. Ein weiteres Online-Tool, das wir unter anderem in unseren Remote-Work-Prozessen für Feedback und Umfragen nutzen, ist Survey Monkey.
Remote Kommunikation mit Zoom
viadoo-Partnerin Anke Engelhard moderiert einen Remote-Workshop aus dem Homeoffice. Foto: © Engelhard / viadoo GmbH
Für Online-Kommunikation mit unseren Mandanten nutzen wir unter anderem Zoom, einen der führenden Anbieter für Videokonferenzen. In Remote-Work-Prozessen setzen wir das Tool zum Beispiel in der Change-Begleitung und im Coaching ein. Gerade fürs Besprechen von Konzepten, bei denen wir Dinge gegenüber unseren Mandanten visualisieren möchten, ist Zoom sehr gut geeignet. Nicht zuletzt deshalb, weil sich damit Bildschirme mit den übrigen Teilnehmenden teilen lassen, und weil das System eine Whiteboard-Unterstützung integriert hat. Die Bild- und Tonqualität ist natürlich von der eingesetzten Hardware abhängig, ist aber in der Regel sehr gut. Bei Bedarf können wir mit Zoom auch Videokonferenzen aufzeichnen.
Die Handhabung ist einfach. Es gibt einen Moderator mit Lizenz, der bis zu 100 Teilnehmende hosten kann. Diese benötigen keine Zoom-Lizenz, sondern schalten sich einfach zum Moderator zu. Dafür bekommen sie von ihm zuvor eine Besprechnungs-ID oder einen entsprechenden Link für ihren Browser. Wer mag, kann die kostenlose Software auf dem PC und zusätzlich als App auf Smartphone und Tablet installieren. Wir von der Changeberatung viadoo nutzen Zoom übrigens auch für die interne Kommunikation in unserem Team. Ebenso wie Slack, die beide miteinander vernetzt werden können.
Remote Kollaboration mit Slack
Die Echtzeit-Kommunikation und -Kollaboration mit dem Business-Messenger Slack findet in #channels statt. Diese sind nach Sub-Teams, Ressorts, Themen, Aufgaben gegliedert. Die Kanäle werden von den Team-Mitgliedern abonniert. Damit alle wissen, wo sich gerade wer aus dem Team befindet, bzw. was er oder sie gerade macht, gibt es bei Slack die auch von WhatsApp bekannte Status-Funktion. Derzeit ist bei den meisten von uns „Home-Office“ eingestellt. Daneben sind mit Slack mittlerweile Audio- und Video-Calls möglich. Ein weiteres besonderes Feature ist der Slackbot. Entsprechend gefüttert, beantwortet er wiederholt auftretende Fragen. Slack gibt es sowohl Browser-basiert für Desktops als auch als App für Smartphones und Tablets. Anders als zum Beispiel WhatsApp entspricht Slack übrigens der DSGVO. Außerdem von Interesse: Slack lässt sich wie bereits erwähnt mit Zoom verknüpfen sowie mit dem Online-Whiteboard Miro.
Remote Projekt-Management mit Asana
Ebenfalls bereits seit etlichen Jahren nutzen wir Asana als Tool für agiles Projekt-Management. Die Cloud-basierte Software, die es ebenfalls als App gibt, eignet sich perfekt für Remote Work. Wir von der Changeberatung viadoo planen und managen damit sowohl komplexe Veränderungsvorhaben unserer Mandanten als auch firmeninterne Projekte. Insbesondere die Funktion des virtuellen Kanban-Board nutzen wir ausgiebig. Was auch vorteilhaft ist: Asana hat Schnittstellen etwa zu Zoom und zu Slack. So können wir über den Business-Messenger Updates zu Aufgaben und Projekten erhalten und erstellen, ohne den Chat verlassen zu müssen.
Fazit: »Connect remotely – change together«
Die Coronakrise zwingt Tausende Beschäftigte in die häusliche Isolation. Schon jetzt sind die wirtschaftlichen Auswirkungen der verordneten Auszeit gigantisch. Doch Kontaktverbote sollten Organisationen nicht daran hindern, in Teams innovativ zu bleiben und schon jetzt die Zeit nach der Überwindung des Tals der Tränen zu planen. Dazu haben wir von der Changeberatung viadoo das Programm »Connect remotely – change together« aufgesetzt, das weit über die aktuelle Krise hinaus wirken will. Derzeit umfasst es die folgenden beiden Angebote:
1. Heute schon die Zeit nach der Krise planen mit Remote Kreativworkshops
Gemeinsam mit unseren Mandanten bereiten wir Remote Kreativworkshops mit folgender Fragestellung vor: Was können wir nach der Krise beibehalten und welche Veränderungsvorhaben müssen wir jetzt schon vorbereiten? Allein die moderierte Diskussion dieser Frage duldet eigentlich keinen Aufschub. Denn wer sich in der Krise entsprechend vorbereitet, kann nach der Krise verzugslos durchstarten. Dazu
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- unterstützen wir Verantwortliche bei der Vorbereitung von Remote Kreativworkshops,
- entwickeln wir Moderationspläne für Remote Kreativworkshops und
- moderieren wir Remote Kreativworkshops.
2. Führungskräfte Sicherheit in der Krise geben mit Remote Coaching
Mitarbeitende wollen motiviert werden und motiviert sein. Das ist auch in Krisenzeiten eine zentrale Aufgabe von Führungskräften. Doch wer motiviert eigentlich Führungskräfte? Wer hilft ihnen dabei, mit ihren Ängsten vor der Pandemie und ihren möglichen Folgen umzugehen? Wer unterstützt sie bei der Frage, wie sie auf die Ängste ihrer Team-Mitglieder reagieren sollen? Auf was müssen sie in ihrer Kommunikation achten, um das Vertrauen ihrer Teams in dieser Krise noch zu stärken? Welche zwischenmenschlichen Herausforderungen erwarten mich als Führungskraft grundsätzlich bei Remote Work? Um Antworten auf diese und andere Fragen zu finden, bieten wir von der Changeberatung viadoo Remote Coaching an.
Rufen Sie uns bei Interesse gerne an: 0160 9246 6294
Titelbild: © Engelhard / viadoo GmbH
Exkurs: Remote Work und die DSGVO
Wie bei so vielen sehr guten Tools für Remote Work, die sich wie erwähnt häufig auch noch miteinander verknüpfen lassen, stammen auch die meisten der oben genannten Produkte von Anbietern aus den USA. Deren Server stehen in der Regel nicht in Europa. Wobei Asana 2019 angekündigt hat, ein Rechenzentrum in Frankfurt am Main errichten zu wollen. Damit wir die bewährten Tools dennoch DSGVO-konform für unsere Mandanten einsetzen können, setzen wir unter anderem auf Auftragsverarbeitungsverträge mit den Anbietern, die den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entsprechen.
Ein Nebeneffekt der Coronakrise wird hoffentlich sein, dass einem größeren Kreis von Nutzern ein Paradoxon auffällt, das uns von der Changeberatung viadoo bereits seit längerem behindert: Einerseits haben wir in Europa die internationale Messlatte für den Datenschutz sehr hoch gehängt. Andererseits behindern wir genau damit in Europa die Anwendung bewährter Remote-Work-Tools aus den USA. Das wäre nicht so schlimm, wenn es für die oben genanten Anwendungen echte Alternativen aus Deutschland oder dem übrigen Europa geben würde. Doch das ist leider nicht der Fall. Das bestärkt eine Aussage von Telekom-Chef Tim Höttges, der kürzlich sagte:
„Wir verlieren die zweite Halbzeit. In der ersten Halbzeit ging es um die Konsumenten-Plattformen, Social Media, Google, Facebook und Amazon. Diese Plattform-Firmen sind alle in Amerika oder auch in Asien entstanden, keine einzige davon in Europa. In der zweiten Halbzeit geht es darum, wo die Daten sitzen, in der Cloud, in den sogenannten Hyperscalern. Und wieder sitzen sie nicht in Europa.“
